Finanzdirektion Zentrale Bedeutung gesamtstaatlicher Prozesse und Querschnittsfunktionen

2025 hat die Finanzkontrolle zwölf Prüfungsberichte zuhanden der Finanzdirektion (FIN) erstellt. Da die FIN für gesamtstaatliche Prozesse zuständig ist, führt die Finanzkontrolle bei deren Ämtern regelmässig mehrere Prüfungen jährlich durch. 

Aus den Prüfungen im Bereich der FIN nachstehend illustrativ ein paar Einblicke:

Der Kanton hat sich mit der Einführung von SAP per 01.01.2023 zur Abrechnung der MWST als ein einziges Steuersubjekt bei der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) registrieren lassen. Der Finanzkontrolle ist nicht bekannt, dass ein anderer Kanton oder eine grössere Gemeinde in der Schweiz einen Zusammenschluss der Organisationseinheiten zu einem einzigen Steuersubjekt vollzogen hat. Die ESTV knüpfte ihre Genehmigung zur Änderung der Abrechnungspraxis an verschiedene Bedingungen. Die Finanzkontrolle führte die Prüfung zusammen mit Mehrwertsteuerexperten der Beratungsfirma BDO AG durch. Die Experten und die Finanzkontrolle stellten verschiedene Optimierungspotenziale im Bereich der Mehrwertsteuer fest, welche sicherstellen sollen, dass die Bedingungen der ESTV eingehalten werden können. 

Im Zusammenhang mit der Einschränkung im Rahmen der Prüfung Jahresrechnung betreffend der teilweise nicht nachvollziehbaren Werteflüsse zwischen SAP HCM und SAP FI/CO hat die Finanzkontrolle bei der Finanzverwaltung (FV) und beim Personalamt (PA) eine Follow-up-Prüfung vorgenommen. Die Finanzkontrolle gelangte zum Schluss, dass verschiedene Verbesserungen erzielt werden konnten. Weitere Massnahmen sind seitens PA Massnahmen angedacht und nötig, um wesentliche Fehler mit genügender Sicherheit ausschliessen zu können.

Fortschritte konnten zudem in der Zusammenarbeit und der Aufgabenteilung zwischen dem zentralen PA und den dezentralen Personalabteilungen der Direktionen erzielt werden. Die workflowbasierten Prozesse sind gut eingespielt. 

Optimierungspotenzial besteht im Bereich des Personalcontrollings, welches mehrheitlich eine Informations- und Berichtsfunktion innehat. Künftig sollten die übergeordneten Ziele eines Personalcontrollings wie bspw. Herstellung von Transparenz über alle Personalbereiche zur Erreichung der übergeordneten Ziele stärker in den Fokus gelangen.

Aufgrund der Risikobeurteilung prüfte die Finanzkontrolle das Projekt ‘Stammdatenmanagement@BE’. Ein systematisches Stammdatenmanagement soll es ermöglichen, Effizienzgewinne zu erzielen. Entsprechende Abklärungen sind deshalb sinnvoll, um die Komplexität in den bestehenden Strukturen und die Kosten zu eruieren. Die Finanzkontrolle stellt anlässlich der Prüfung ein hohes Fachwissen und ein grosses Engagement der Mitarbeitenden fest. Sie erkennt Optimierungspotenzial in der Projektsteuerung und der Gesamtsicht sowie der Spezifizierung eines parallel zu beschaffenden Stammdatenmanagement-Systems fest. Es bestehen Risiken betreffend Zielerreichung sowie Einhaltung der Termine, Kosten und Qualität. 

Die Finanzkontrolle hat bei der Steuerverwaltung (SV) drei relevante IT-Projekte geprüft. Dabei hat sie z.T. Kosten- und Terminüberschreitungen festgestellt. Ebenso wurde der Projektumfang teilweise um relevante funktionale Bestandteile gekürzt. Die Verzögerungen des Grossprojekts ‘NESKO-Technologiewechsel’ führen zu erhöhten Investitions- und zusätzlichen Betriebskosten, da alte Server-Infrastrukturen länger betrieben werden müssen. 

Die Finanzkontrolle machte Empfehlungen hinsichtlich der strategischen IT-Führung. Eine konsistente, zukunftsgerichtete IT-Roadmap könnte die SV bei der Bewältigung anstehender IT-Grossprojekte unterstützen.